Inspección de Trabajo: Cómo Prepararse y Qué Esperar - Guía Completa 2026
Todo lo que necesitas saber sobre la ITSS: por qué ocurren las inspecciones, qué documentación te pueden pedir, las sanciones a las que te enfrentas y cómo prepararte para superarlas con éxito.
Lo que aprenderás en esta guía
1. ¿Por Qué Debería Preocuparte una Inspección de Trabajo?
La palabra "inspección" suele generar una sensación de inquietud en cualquier empresario o responsable de recursos humanos. Una visita inesperada de un inspector de trabajo puede parecer el inicio de un proceso largo, costoso y lleno de incertidumbre. Y, en parte, esa preocupación está justificada: una inspección de trabajo puede derivar en sanciones económicas importantes, requerimientos de subsanación y, en los casos más graves, incluso en el cierre temporal del centro de trabajo.
Sin embargo, el miedo a una inspección no debería ser el motor de una buena gestión laboral. La clave para afrontar una inspección con tranquilidad no es evitarla, sino estar preparado para ella. Una empresa que cumple con la normativa laboral, que tiene su documentación en orden y que conoce sus derechos y obligaciones, no tiene nada que temer.
📊 Dato clave
En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social realizó más de 1,2 millones de actuaciones en España, detectando infracciones en aproximadamente el 35% de los casos. Las materias más inspeccionadas fueron el control horario, la contratación temporal y la prevención de riesgos laborales.
Actuaciones inspectoras en 2024
Tasa de detección de infracciones
Crecimiento en 5 años
El contexto actual: más inspecciones que nunca
En los últimos años, la Inspección de Trabajo ha intensificado significativamente su actividad. Varios factores explican este aumento: la entrada en vigor de la obligación de registro de jornada en 2019, la reforma laboral de 2022 que limitó la contratación temporal, y la preparación para la nueva ley de fichaje digital obligatorio que entrará en vigor en 2026. Si aún no tienes un sistema de control horario digital, es el momento de actuar.
Las consecuencias de no estar preparado
Las consecuencias de no estar preparado para una inspección de trabajo pueden ser muy graves. Las sanciones económicas pueden ir desde los 70€ para infracciones leves hasta los 225.018€ para infracciones muy graves en su grado máximo. Pero las multas no son el único problema:
- ⚠️ Recargos en las cotizaciones: Si se detectan trabajadores sin alta o cotizaciones incorrectas, deberás abonar las cotizaciones no ingresadas con recargos de hasta el 150%.
- ⚠️ Pérdida de bonificaciones y subvenciones: Las empresas sancionadas pueden perder el derecho a bonificaciones y quedar excluidas de subvenciones públicas durante varios años.
- ⚠️ Daño reputacional: En algunos casos, las sanciones se hacen públicas, lo que puede afectar a la imagen de la empresa.
- ⚠️ Responsabilidad penal: En casos extremos (trabajadores sin alta, accidentes laborales graves), la responsabilidad puede trascender al ámbito penal.
Caso real: El coste de no estar preparado
Una empresa de hostelería de Madrid fue inspeccionada tras la denuncia de un extrabajador. No tenía registro de jornada, tenía a dos empleados sin alta y no cumplía con el convenio colectivo. El resultado: multas por valor de 45.000€, recargos en cotizaciones por 12.000€ adicionales y pérdida de bonificaciones por 8.000€. Todo esto podría haberse evitado con una gestión laboral correcta y un software de RRHH adecuado.
2. ¿Qué es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es un organismo público, dependiente del Ministerio de Trabajo y Economía Social, cuya función principal es vigilar el cumplimiento de la normativa laboral y de Seguridad Social en España. Su objetivo es garantizar que se respeten los derechos de los trabajadores y que las empresas cumplan con sus obligaciones.
La ITSS está formada por un cuerpo de inspectores y subinspectores que tienen la consideración de autoridad pública. Esto significa que están facultados para acceder a los centros de trabajo, solicitar documentación, realizar entrevistas a los trabajadores y levantar actas de infracción en caso de incumplimiento.
Ley 23/2015, de 21 de julio
Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Regula la organización, funciones y procedimientos de la ITSS.
RDL 5/2000 (LISOS)
Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Define las infracciones laborales y establece las sanciones correspondientes.
Funciones principales de la ITSS
1. Vigilancia y control del cumplimiento normativo
La ITSS vigila que las empresas cumplan con la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales. Esto incluye verificar el registro de jornada, los contratos de trabajo, los salarios conforme a convenio y las cotizaciones a la Seguridad Social.
2. Asistencia técnica
La ITSS también tiene una función de asesoramiento a empresas, trabajadores y sus representantes. Puede informar sobre la normativa aplicable y orientar sobre cómo cumplir determinadas obligaciones.
3. Investigación de accidentes de trabajo
Cuando se produce un accidente laboral grave o mortal, la ITSS investiga las causas para determinar si se han cumplido las medidas de prevención de riesgos laborales.
4. Lucha contra el fraude laboral
Una de las prioridades de la ITSS es combatir el fraude: trabajo no declarado, falsos autónomos, uso fraudulento de la contratación temporal, etc.
⚠️ Importante
Los inspectores y subinspectores de trabajo tienen la consideración de autoridad pública. Obstruir su labor, negarse a facilitar información o faltarles al respeto puede constituir una infracción muy grave e incluso un delito de desobediencia a la autoridad.
Datos y estadísticas de la ITSS
Cada año se realizan más de 400.000 actuaciones inspectoras, que afectan a cientos de miles de empresas. El importe total de las sanciones propuestas supera los 500 millones de euros anuales, y las cotizaciones regularizadas superan los 1.000 millones de euros.
Datos clave sobre la ITSS en España
+400.000
Actuaciones inspectoras anuales
+500M€
En sanciones recaudadas cada año
60%
De inspecciones terminan con actuación
3. ¿Por Qué Ocurren las Inspecciones de Trabajo?
Las inspecciones de trabajo no ocurren al azar. Responden a una planificación estratégica de la ITSS o a denuncias concretas. Conocer los motivos más frecuentes puede ayudarte a identificar las áreas de riesgo en tu empresa.
3.1. Denuncias de trabajadores o extrabajadores
Es el motivo más común de inspección. Un trabajador que considera que sus derechos han sido vulnerados puede presentar una denuncia ante la ITSS. Las denuncias pueden ser sobre cualquier materia laboral: impago de salarios, no dar de alta en la Seguridad Social, no pagar horas extraordinarias, incumplimiento del registro de jornada, etc.
💡 Consejo práctico
La mejor forma de evitar denuncias es mantener una comunicación abierta con los empleados y resolver los conflictos internamente. Un trabajador que se siente escuchado es menos probable que acuda a la Inspección. Herramientas como un sistema de comunicaciones internas pueden ayudar.
3.2. Campañas de inspección
La ITSS realiza campañas periódicas centradas en sectores específicos o en materias concretas. Estas campañas responden a las prioridades establecidas en el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo.
| Tipo de campaña | Sectores/Materias | Época habitual |
|---|---|---|
| Campañas sectoriales | Hostelería, construcción, agricultura, comercio | Temporadas altas del sector |
| Control horario | Todos los sectores | Todo el año (intensificada desde 2019) |
| Contratación temporal | Todos los sectores | Todo el año (intensificada desde 2022) |
| Teletrabajo | Sectores con alta tasa de trabajo remoto | Todo el año (desde 2021) |
| Prevención de riesgos | Construcción, industria, agricultura | Todo el año |
3.3. Cruce de datos con otros organismos
La ITSS tiene acceso a las bases de datos de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria y el SEPE. Mediante el cruce de estos datos, puede detectar inconsistencias que indiquen posibles irregularidades.
Alertas que pueden activar una inspección por cruce de datos:
- • Facturación elevada con pocos empleados dados de alta
- • Contratos temporales encadenados de forma prolongada
- • Altas y bajas frecuentes de los mismos trabajadores
- • Cotizaciones por bases mínimas en sectores de salarios altos
- • Falsos autónomos (autónomos que facturan a un solo cliente)
3.4. Accidentes de trabajo
Cualquier accidente laboral grave o mortal da lugar automáticamente a una investigación por parte de la ITSS. Si se determina que el accidente se produjo por un incumplimiento de las normas de seguridad, la empresa puede enfrentarse a sanciones muy graves.
Consecuencias de un accidente grave con incumplimiento de PRL
- • Sanciones administrativas: Hasta 983.736€ por infracción muy grave
- • Recargo de prestaciones: Entre el 30% y el 50% de las prestaciones de Seguridad Social
- • Responsabilidad civil: Indemnización por daños y perjuicios al trabajador
- • Responsabilidad penal: Posibles delitos contra los derechos de los trabajadores
4. Tipos de Actuaciones Inspectoras
La actuación de la ITSS puede adoptar diferentes formas, cada una con sus propias características y procedimientos. Conocerlas te ayudará a saber qué esperar en cada caso.
4.1. Visita al centro de trabajo
Es la forma más conocida. El inspector se persona en la empresa sin previo aviso y puede acceder a todas las instalaciones. Durante la visita, tiene derecho a:
🔍 Acceder libremente
El inspector puede entrar en cualquier dependencia de la empresa, incluidos despachos, almacenes, vestuarios, etc., sin necesidad de autorización judicial.
📄 Solicitar documentación
Puede requerir cualquier documento relacionado con la relación laboral: contratos, nóminas, registro de jornada, etc.
👥 Identificar trabajadores
Puede solicitar la identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo para verificar su situación laboral.
💬 Realizar entrevistas
Puede entrevistar a los trabajadores, solos o en presencia de testigos, sobre sus condiciones laborales.
¿Puede el inspector entrar sin permiso?
Sí. El inspector puede acceder a los centros de trabajo sin previo aviso y sin necesidad de autorización del empresario. Solo necesita autorización judicial para entrar en el domicilio particular del empresario. Negarse a permitir el acceso es una infracción muy grave que puede acarrear multas de hasta 225.018€.
4.2. Comparecencia en las oficinas de la ITSS
En este caso, el inspector no visita la empresa, sino que cita al empresario para que acuda a las oficinas de la Inspección en una fecha y hora determinadas, aportando la documentación que se le requiera. La citación debe indicar:
- • El objeto de la comparecencia (qué se va a comprobar)
- • La documentación que debe aportar
- • La fecha, hora y lugar de la comparecencia
- • Las consecuencias de no comparecer
4.3. Expediente administrativo
En determinados casos, el inspector puede realizar sus comprobaciones sin necesidad de visitar la empresa ni de citar al empresario. Esto ocurre cuando la información necesaria ya obra en poder de la Administración y puede verificarse mediante el cruce de datos.
💡 Consejo
Independientemente del tipo de actuación, la mejor estrategia es tener siempre la documentación en orden. Un software de RRHH te permite tener todo centralizado y accesible en segundos.
5. Documentación que te Pueden Solicitar
Uno de los aspectos que más preocupa a las empresas es saber qué documentación puede solicitar un inspector. La respuesta corta es: prácticamente cualquier documento relacionado con la relación laboral. Aquí te detallamos los más habituales.
Documentación laboral básica
📋 Contratos de trabajo
Todos los contratos vigentes y los de los últimos 4 años. Deben estar firmados por ambas partes y registrados en el SEPE.
💰 Nóminas y recibos de salario
Nóminas de los últimos 4 años, firmadas por los trabajadores. Deben reflejar todos los conceptos salariales.
⏰ Registro de jornada
Obligatorio desde 2019. Debe incluir hora de inicio y fin de cada jornada, conservado durante 4 años. Un sistema de control horario digital facilita enormemente este requisito.
📅 Calendario laboral
Debe estar expuesto en lugar visible e incluir festivos, horarios y distribución de la jornada. Un calendario laboral digital cumple este requisito.
🏖️ Registro de vacaciones
Solicitudes, aprobaciones y disfrute de vacaciones de los últimos años.
📊 TC1 y TC2
Boletines de cotización a la Seguridad Social. Deben coincidir con las nóminas y los trabajadores dados de alta.
Documentación de prevención de riesgos laborales
- • Plan de prevención de riesgos laborales
- • Evaluación de riesgos de todos los puestos de trabajo
- • Planificación de la actividad preventiva
- • Formación en PRL impartida a los trabajadores
- • Reconocimientos médicos (aptitud laboral)
- • Coordinación de actividades empresariales (si hay subcontratas)
Documentación específica según el caso
Dependiendo del motivo de la inspección, pueden solicitarte documentación adicional:
| Materia | Documentación específica |
|---|---|
| Teletrabajo | Acuerdos de trabajo a distancia, inventario de medios, compensación de gastos |
| Igualdad | Plan de igualdad (empresas +50), registro retributivo, auditoría salarial |
| Extranjería | Permisos de trabajo y residencia, comunicaciones al SEPE |
| Subcontratación | Libro de subcontratación, certificados de estar al corriente |
✓ Consejo: Ten todo digitalizado
La mejor forma de estar preparado es tener toda la documentación digitalizada y accesible. Un software de gestión de RRHH te permite tener contratos, nóminas, registro de jornada y vacaciones en un solo lugar, listos para presentar en segundos.
6. El Proceso de Inspección Paso a Paso
Conocer cómo se desarrolla una inspección te ayudará a afrontarla con mayor tranquilidad. Aunque cada inspección es diferente, el proceso suele seguir unas fases comunes.
Inicio de la actuación
El inspector se identifica mostrando su credencial oficial. Puede llegar sin previo aviso (visita) o mediante citación previa (comparecencia). Tiene derecho a acceder a todas las instalaciones.
Recopilación de información
El inspector solicita la documentación necesaria, puede entrevistar a trabajadores y directivos, y toma nota de todo lo que observa. Es fundamental colaborar y facilitar toda la información solicitada.
Análisis y comprobación
El inspector analiza la documentación aportada, cruza datos con las bases de la Seguridad Social y verifica el cumplimiento de la normativa aplicable.
Resultado de la actuación
Dependiendo de lo que encuentre, el inspector puede: archivar sin actuación, emitir un requerimiento de subsanación, levantar un acta de infracción o, en casos graves, paralizar la actividad.
Posibles resultados de una inspección
✓ Archivo sin actuación
Si no se detectan irregularidades, la actuación se archiva sin más consecuencias. Es el mejor escenario posible.
⚠️ Requerimiento
Si se detectan irregularidades menores o subsanables, el inspector puede dar un plazo para corregirlas antes de sancionar.
❌ Acta de infracción
Si se detectan infracciones, el inspector levanta un acta proponiendo una sanción. La empresa puede presentar alegaciones.
🛑 Paralización
En casos de riesgo grave e inminente para los trabajadores, el inspector puede ordenar la paralización inmediata de la actividad.
💡 Consejo durante la inspección
Mantén la calma y colabora. No intentes ocultar información ni mentir al inspector. Si no tienes algún documento a mano, solicita un plazo para aportarlo. La actitud colaboradora suele ser tenida en cuenta a la hora de graduar las sanciones.
7. Derechos y Obligaciones Durante una Inspección
Tanto la empresa como el inspector tienen derechos y obligaciones durante una inspección. Conocerlos te ayudará a afrontar la situación con seguridad jurídica.
Derechos del empresario
- ✓ Identificación del inspector: Tienes derecho a que el inspector se identifique mostrando su credencial oficial.
- ✓ Conocer el objeto de la inspección: Puedes preguntar qué se va a comprobar, aunque el inspector no está obligado a revelar si actúa por denuncia.
- ✓ Estar presente: Tienes derecho a estar presente durante la inspección o a designar a un representante.
- ✓ Plazo para aportar documentación: Si no tienes algún documento a mano, puedes solicitar un plazo razonable para aportarlo.
- ✓ Presentar alegaciones: Si se levanta un acta de infracción, tienes derecho a presentar alegaciones antes de que se resuelva.
- ✓ Recurrir: Puedes recurrir la resolución sancionadora en vía administrativa y, posteriormente, judicial.
Obligaciones del empresario
- ! Permitir el acceso: Debes permitir la entrada del inspector a todas las instalaciones de la empresa.
- ! Facilitar documentación: Debes aportar toda la documentación que te soliciten en el plazo indicado.
- ! Colaborar: Debes colaborar con el inspector, respondiendo a sus preguntas y facilitando su labor.
- ! No obstruir: No puedes impedir, dificultar o retrasar la actuación inspectora.
- ! Identificar a los trabajadores: Debes facilitar la identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo.
⚠️ Obstrucción a la labor inspectora
Negarse a permitir el acceso, no aportar la documentación requerida, dar información falsa o cualquier otra conducta que dificulte la inspección se considera obstrucción a la labor inspectora. Es una infracción muy grave que puede acarrear multas de hasta 225.018€, independientemente de las infracciones que se estuvieran investigando.
Facultades del inspector
Los inspectores de trabajo tienen amplias facultades para el ejercicio de su función:
Acceso libre
Pueden entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo, a cualquier hora del día o de la noche.
Requerir información
Pueden requerir información al empresario, a los trabajadores y a sus representantes, solos o ante testigos.
Examinar documentación
Pueden examinar y obtener copias de cualquier documento relacionado con la relación laboral.
Tomar muestras
En inspecciones de prevención de riesgos, pueden tomar muestras de sustancias y materiales.
8. Infracciones y Sanciones: Cuánto te Puede Costar
Las infracciones laborales se clasifican en leves, graves y muy graves, y las sanciones varían enormemente según la gravedad y las circunstancias. Conocer la escala de sanciones te ayudará a entender los riesgos reales.
Tabla de sanciones (LISOS actualizada)
| Tipo | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leves | 70€ - 150€ | 151€ - 370€ | 371€ - 750€ |
| Graves | 751€ - 1.500€ | 1.501€ - 3.750€ | 3.751€ - 7.500€ |
| Muy graves | 7.501€ - 30.000€ | 30.001€ - 120.005€ | 120.006€ - 225.018€ |
Infracciones más comunes y sus sanciones
No llevar registro de jornada
GRAVENo disponer de registro de jornada o no conservarlo durante 4 años.
Sanción: 751€ - 7.500€
Trabajadores sin alta en Seguridad Social
MUY GRAVETener trabajadores prestando servicios sin estar dados de alta en la Seguridad Social.
Sanción: 3.126€ - 10.000€ por trabajador
Fraude en contratación temporal
GRAVEUso fraudulento de contratos temporales cuando debería ser indefinido.
Sanción: 1.000€ - 10.000€ por contrato
No pagar horas extraordinarias
GRAVENo abonar las horas extraordinarias realizadas o no compensarlas con descanso.
Sanción: 751€ - 7.500€
Incumplimiento de PRL con riesgo grave
MUY GRAVENo adoptar medidas de prevención de riesgos que pongan en peligro grave la vida o salud de los trabajadores.
Sanción: 49.181€ - 983.736€
Obstrucción a la labor inspectora
MUY GRAVEImpedir, dificultar o retrasar la actuación del inspector.
Sanción: 7.501€ - 225.018€
Criterios de graduación de las sanciones
La sanción concreta dentro de cada tramo depende de varios factores:
Agravantes (aumentan la sanción)
- • Reincidencia
- • Número de trabajadores afectados
- • Perjuicio causado
- • Incumplimiento de requerimientos previos
- • Fraude o connivencia
Atenuantes (reducen la sanción)
- • Subsanación voluntaria antes de la sanción
- • Colaboración con la inspección
- • Reconocimiento de los hechos
- • Ausencia de intencionalidad
- • Primera infracción
⚠️ Importante: Las sanciones se acumulan
Si en una inspección se detectan varias infracciones, cada una se sanciona por separado. Una empresa puede recibir múltiples actas de infracción en una sola inspección, acumulando sanciones que pueden superar fácilmente los 50.000€.
9. Cómo Prepararse para una Inspección de Trabajo
La mejor forma de afrontar una inspección es estar siempre preparado. No esperes a recibir una citación para poner las cosas en orden. Aquí te damos las claves para estar listo en todo momento.
Checklist de cumplimiento laboral
📋 Documentación laboral
- Contratos de trabajo firmados y registrados
- Nóminas al día y firmadas
- Registro de jornada diario
- Calendario laboral visible
- Registro de vacaciones y ausencias
- TC1 y TC2 al corriente
🛡️ Prevención de riesgos
- Plan de prevención actualizado
- Evaluación de riesgos de todos los puestos
- Formación en PRL impartida
- Reconocimientos médicos al día
- EPIs entregados y documentados
Digitaliza tu gestión de RRHH
La digitalización es tu mejor aliada para estar preparado. Un software de gestión de RRHH te permite:
Centralizar documentación
Todos los documentos en un solo lugar, accesibles en segundos.
Generar informes
Exporta informes de jornada listos para auditoría en un clic.
Forma a tu equipo
Asegúrate de que las personas clave de tu empresa saben cómo actuar ante una inspección:
- • Recepción: Saber identificar a un inspector y avisar inmediatamente al responsable.
- • RRHH/Administración: Conocer dónde está toda la documentación y cómo acceder a ella rápidamente.
- • Dirección: Saber los derechos y obligaciones durante la inspección.
- • Trabajadores: Saber que pueden ser entrevistados y que deben decir la verdad.
✓ Realiza auditorías internas
Periódicamente, revisa tu cumplimiento como si fueras un inspector. Detecta y corrige las irregularidades antes de que lo haga la ITSS. Un buen software de RRHH te ayuda a identificar automáticamente posibles incumplimientos.
10. Si Recibes un Acta de Infracción: Qué Hacer
Si tras la inspección el inspector detecta infracciones, levantará un acta de infracción proponiendo una sanción. Pero recibir un acta no significa que la sanción sea firme: tienes derecho a defenderte.
Contenido del acta de infracción
El acta de infracción debe contener, como mínimo:
- • Identificación del sujeto responsable: Datos de la empresa infractora.
- • Hechos comprobados: Descripción detallada de los hechos que constituyen la infracción.
- • Infracción cometida: Tipificación legal de la infracción (artículo de la LISOS).
- • Sanción propuesta: Cuantía de la multa que se propone.
- • Criterios de graduación: Justificación del grado de la sanción.
- • Plazo para alegaciones: Normalmente 15 días hábiles.
Procedimiento tras recibir el acta
Presentar alegaciones (15 días hábiles)
Puedes presentar un escrito de alegaciones rebatiendo los hechos, la tipificación o la graduación de la sanción. Es fundamental aportar pruebas que respalden tu posición.
Resolución del expediente
La autoridad laboral (normalmente la Dirección General de Trabajo de la Comunidad Autónoma) resuelve el expediente, pudiendo confirmar, modificar o anular la sanción propuesta.
Recurso de alzada (1 mes)
Si no estás conforme con la resolución, puedes interponer recurso de alzada ante el órgano superior en el plazo de 1 mes.
Recurso contencioso-administrativo (2 meses)
Agotada la vía administrativa, puedes acudir a los tribunales contencioso-administrativos en el plazo de 2 meses.
Estrategias de defensa
Cuestionar los hechos
Si los hechos descritos en el acta no son correctos o están incompletos, puedes aportar pruebas que los contradigan.
Cuestionar la tipificación
Argumentar que los hechos no encajan en el tipo infractor aplicado o que debería ser una infracción de menor gravedad.
Solicitar reducción de la sanción
Alegar circunstancias atenuantes: subsanación voluntaria, primera infracción, colaboración, etc.
Defectos de procedimiento
Si el acta tiene defectos formales o se han vulnerado tus derechos, puede ser anulada.
⚠️ Consejo importante
Si recibes un acta de infracción con una sanción significativa, consulta con un abogado laboralista o graduado social. Las alegaciones bien fundamentadas pueden conseguir reducciones importantes o incluso la anulación de la sanción.
11. Ikelma: Tu Aliado para Superar Cualquier Inspección
Ikelma es un software de control horario y gestión de empleados diseñado para ayudar a las PYMES españolas a cumplir con la normativa laboral de forma sencilla y automatizada. Con Ikelma, estarás siempre preparado para cualquier inspección.
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- ✓ Preparado para 2026 - Listo para el fichaje digital obligatorio
Funcionalidades clave para el cumplimiento
📅 Gestión de vacaciones y ausencias
- • Solicitud y aprobación online
- • Calendario de equipo centralizado
- • Cálculo automático de saldos
- • Historial completo de ausencias
👥 Gestión de empleados
- • Ficha de empleado completa
- • Organización por departamentos
- • Documentación centralizada
- • Historial de cambios
🤖 Automatizaciones
- • Recordatorios de fichaje por WhatsApp
- • Cierre automático de jornadas
- • Alertas de incidencias
- • Notificaciones a responsables
✓ Caso de éxito
"Desde que usamos Ikelma, hemos pasado dos inspecciones de trabajo sin ningún problema. En menos de 5 minutos pudimos mostrar al inspector todos los registros de jornada de los últimos 4 años. Antes, con las hojas de Excel, habría sido un caos."
— María G., Responsable de RRHH en empresa de servicios (45 empleados)
12. Preguntas Frecuentes sobre Inspección de Trabajo
¿Puede venir un inspector sin avisar?
Sí. Los inspectores pueden presentarse en cualquier momento sin previo aviso. De hecho, las visitas sorpresa son la forma más habitual de actuación para verificar la situación real de la empresa.
¿Puedo negarme a dejar entrar al inspector?
No. Negarse a permitir el acceso es una infracción muy grave que puede acarrear multas de hasta 225.018€. El inspector solo necesita autorización judicial para entrar en el domicilio particular del empresario, no en el centro de trabajo.
¿Cuánto tiempo tengo para aportar la documentación?
Depende del tipo de actuación. En una visita, el inspector puede solicitar documentación en el acto. Si no la tienes disponible, normalmente te dará un plazo de 10-15 días para aportarla. En una comparecencia, la citación indica qué documentos debes llevar.
¿Qué pasa si no tengo registro de jornada?
No disponer de registro de jornada es una infracción grave sancionable con multas de 751€ a 7.500€. Además, en caso de reclamación de horas extras, la carga de la prueba recae sobre la empresa.
¿Puedo saber quién me ha denunciado?
No. La identidad del denunciante está protegida y no se comunica a la empresa, salvo que el propio trabajador autorice expresamente su revelación. El inspector tampoco está obligado a revelar si actúa por denuncia.
¿Cuánto tardan en resolver un acta de infracción?
El plazo legal es de 6 meses desde el levantamiento del acta. Si no se resuelve en ese plazo, el expediente caduca. En la práctica, la resolución suele tardar entre 2 y 6 meses.
¿Puedo pagar la multa con descuento?
Sí. Si pagas la sanción en el plazo de pago voluntario sin recurrir, puedes beneficiarte de una reducción del 20%. Sin embargo, esto implica renunciar a cualquier recurso posterior.
¿Las inspecciones prescriben?
Las infracciones prescriben: las leves al año, las graves a los 3 años y las muy graves a los 5 años. El plazo se cuenta desde la fecha de la infracción. Sin embargo, la prescripción se interrumpe con cualquier actuación inspectora.
13. Conclusión
La Inspección de Trabajo no tiene por qué ser una fuente de preocupación si tu empresa cumple con la normativa laboral. Como hemos visto a lo largo de esta guía, la clave está en la preparación sistemática: tener la documentación en orden, conocer tus derechos y obligaciones, y utilizar herramientas que te ayuden a automatizar el cumplimiento.
Puntos clave a recordar
-
1
Las inspecciones están aumentando.
Más de 1,2 millones de actuaciones al año y creciendo. Las probabilidades de ser inspeccionado son mayores que nunca.
-
2
El control horario es prioritario.
Es una de las materias más inspeccionadas y será obligatorio en formato digital desde 2026.
-
3
Las sanciones pueden ser muy elevadas.
Hasta 225.018€ por infracciones muy graves, y se acumulan si hay varias infracciones.
-
4
La digitalización es tu mejor aliada.
Un software de RRHH te permite tener todo en orden y accesible en segundos.
Si has llegado hasta aquí, ya tienes toda la información que necesitas para afrontar cualquier inspección con tranquilidad. El siguiente paso es pasar a la acción: revisa tu cumplimiento, digitaliza tu gestión y asegúrate de que tu equipo sabe cómo actuar.
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Empieza gratis ahoraIrene Payá
AutoraEspecialista en Recursos Humanos y cumplimiento normativo laboral. Ayudo a empresas a prepararse para inspecciones de trabajo y a optimizar sus procesos de RRHH.
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