Gestión de usuarios
Todo lo necesario para administrar usuarios, permisos y departamentos
Crear nuevos usuarios
El proceso de alta de empleados en ikelma es simple y permite configurar toda la información necesaria desde un único formulario.
Pasos para crear un usuario
- Accede a la sección Empleados desde el panel de control.
- Haz clic en el botón Añadir nuevo empleado en la esquina superior derecha.
- Completa el formulario con los datos personales y laborales requeridos.
- Asigna un rol y permisos adecuados según el nivel de acceso que necesite el usuario.
- Indica si el usuario debe recibir un correo de invitación automáticamente.
- Si es necesario, asigna el empleado a un departamento específico.
- Haz clic en Guardar para completar el proceso.
Datos obligatorios vs opcionales
Datos obligatorios
- Nombre y apellidos
- Correo electrónico
- Rol en el sistema
- Tipo de contrato
- Fecha de inicio
Datos opcionales
- Número de teléfono
- Departamento
- Jornada laboral personalizada
- Fotografía
- Datos fiscales adicionales
Consejo profesional
Puedes importar múltiples usuarios a la vez utilizando un archivo CSV o Excel. Esta opción es ideal cuando necesitas dar de alta a varios empleados simultáneamente, como en una incorporación de equipos completos.
Roles y permisos
El sistema de roles y permisos de ikelma permite configurar con precisión qué puede ver y hacer cada usuario en la plataforma, garantizando la seguridad y el acceso adecuado a las funciones.
Tipos de roles predefinidos
Administrador
Acceso completo a todas las funciones. Puede gestionar usuarios, configurar el sistema, ver todos los informes y hacer cualquier modificación.
Gestor
Puede gestionar fichajes, ausencias y empleados, pero no tiene acceso a configuraciones avanzadas ni información sensible del sistema.
Supervisor
Puede ver y validar fichajes y solicitudes de los miembros de su equipo, pero sin acceso a datos globales de la empresa.
Empleado
Acceso básico para registrar fichajes, solicitar ausencias y consultar su propio historial. No puede ver información de otros usuarios.
Personalización de permisos
Además de los roles predefinidos, puedes crear roles personalizados o modificar los permisos individuales para adaptarlos a las necesidades específicas de tu organización:
- Accede a Configuración → Roles y permisos
- Selecciona un rol existente o crea uno nuevo
- Marca o desmarca los permisos específicos que deseas asignar
- Los cambios se aplicarán automáticamente a todos los usuarios con ese rol
Importante
Los cambios en roles y permisos son críticos para la seguridad del sistema. Se recomienda revisar periódicamente los permisos asignados y seguir el principio de privilegio mínimo (asignar solo los permisos estrictamente necesarios).
Gestión de departamentos
La organización por departamentos permite estructurar los empleados en unidades lógicas para facilitar la gestión, asignación de permisos y generación de informes específicos.
Creación y configuración de departamentos
Para crear un nuevo departamento:
- Accede a Departamentos en el menú lateral.
- Haz clic en Crear departamento.
- Asigna un nombre, descripción y (opcionalmente) un supervisor.
- Configura las opciones específicas como horario por defecto o política de ausencias.
- Guarda los cambios para crear el nuevo departamento.
Beneficios de la estructura departamental
Informes filtrados
Genera análisis y estadísticas específicas por departamento para comparar rendimiento.
Gestión por equipos
Facilita la asignación de supervisores y la aprobación de solicitudes dentro de cada equipo.
Configuración específica
Cada departamento puede tener sus propias reglas de horario, calendario laboral y políticas.
Vinculación entre empleados y departamentos
Puedes asignar empleados a departamentos de dos maneras:
Desde el perfil del empleado
Edita el perfil de un empleado individual y asigna o cambia su departamento desde el desplegable correspondiente.
Desde gestión de departamentos
Accede a un departamento y utiliza la opción "Añadir miembros" para asignar múltiples empleados a la vez.
Consejo útil
Los informes generales pueden filtrarse por departamento, lo que facilita el análisis comparativo de diferentes equipos o unidades de negocio. Esto es especialmente útil para identificar patrones o necesidades específicas de cada área de la empresa.